Biuletyn Informacji Publicznej
BIP - Gmina Sadkowice

Referat Organizacyjny

Do zadań Referatu Organizacyjnego (OR) należy:

W zakresie spraw personalnych:

1.prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu, dyrektorów jednostek organizacyjnych gminy oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,

2.prowadzenie spraw przeszeregowań pracowników,

3.prowadzenie spraw związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników,

4.przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy w tym nawiązanie stosunku pracy, rozwiązanie stosunku pracy, nagrody, przeniesienia pracowników Urzędu, nowo zatrudnionych pracowników, stażystów , praktykantów,

5.prowadzenie spraw z zakresu szkolenia zawodowego pracowników,

6.przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,

7.prowadzenie ewidencji pracowników wykonujących prace zlecone,

8.przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy i zaświadczeń,

9.prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,

10.kontrola dyscypliny pracy,

11.kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,

12.prowadzenie spraw z zakresu urlopów: macierzyńskich, wychowawczych, okolicznościowych, szkoleniowych, bezpłatnych,

13. współpraca z ZUS-em w sprawach kadrowych

14.prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów,

15.prowadzenie statystyki z zakresu kadr i zatrudnienia,

16.prowadzenie spraw związanych z działalnością socjalną Urzędu,

17. prowadzenie ewidencji udzielonych pracownikom jednorazowych upoważnień i pełnomocnictw,

18. przygotowanie i wypełnienie pierwszej strony formularza okresowych ocen kwalifikacyjnych, przeprowadzenie i udokumentowanie służby przygotowawczej pracowników urzędu,

19. przyjmowanie i analizowanie oświadczeń majątkowych Radnych.

w zakresie obsługi rady:

1.przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2.prowadzenie rejestrów uchwał oraz uchwał podejmowanych przez organy Gminy, wysyłanie podjętych uchwał do organów nadzorczych oraz do publikacji,

3.przekazywanie korespondencji do i od rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy organów gminy,

4.podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,

5.protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań Radnych Rady Gminy,

6.prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

organizowanie szkoleń  radnym,

7.udzielania informacji publicznej,

8.wykonywanie zadań związanych z wyborami; na Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, wyborami samorządowymi, do Europarlamentu,

9.wykonywanie zadań związanych z przeprowadzeniem referendów: ogólnopolskich, wojewódzkich, powiatowych, gminnych,

10.wykonywanie zadań związanych ze spisami.

11.archiwizowanie dokumentów z wyborów, referendów, spisów

W zakresie obsługi organizacyjnej i administracyjnej

1. prowadzenie sekretariatu Wójta
2. prowadzenie książki kontroli Urzędu Gminy,
3. prenumerata prasy,
4. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji wraz z prowadzeniem dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu oraz dekretowanie korespondencji w przypadku nieobecności wójta Gminy i Sekretarza Gminy.
5. obsługa łącz telefonicznych i telefaksowych.
6. ewidencja delegacji służbowych.
7. ewidencja wyjść w godzinach służbowych.
8. współpraca z innymi urzędami i instytucjami wypełnianieankiet i ofert.
9. bezpieczeństwo i higiena pracy tj. leki do apteki, odzież ochronna, materiały BHP, współpraca w zakresie szkoleń BHP.
10. zakup i wydawanie odzieży ochronnej i roboczej,
11. prowadzenie ewidencji ilościowej materiałów biurowych.
12. zaopatrzenie w materiały biurowe, pieczęcie urzędowe, tablice, godła i ich ewidencja.
13. nadzór nad tablicami ogłoszeniowymi Urzędu oraz wywieszanie ogłoszeń,
14. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
15. protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta i Sekretarza Gminy,
16. zakup środków czystości do utrzymania porządku w Urzędzie,
17. przygotowanie sprawozdania Wójta za okres międzysesyjny w przypadku nieobecności sekretarza,
18. nadawanie i odbiór poczty elektronicznej,
19. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu
20. prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów BHP,
21. współdziałanie z Urzędem Pracy w zakresie przeciwdziałaniu bezrobociu,
22. prowadzenie archiwum zakładowego,
23. brakowanie akt do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia,

przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego

1. prowadzenie ewidencji wyposażenia Urzędu Gminy.

w zakresie informatyki:

1. Administrowanie informatycznym systemem sieciowym Urzędu.
2. nadzór nad techniczną infrastrukturą informatyczną Urzędu,
3. prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu komputerowego zgodnego z potrzebami sieci informatycznej Urzędu,
4. wykonywanie zadań pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,
5. prowadzenie spraw należących do Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
6. prowadzenie ewidencji osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
7. prowadzenie spraw z zakresu ustawy o dostępnie do informacji publicznej, a w szczególności udostępniania informacji publicznej poprzez prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
8. bieżące uaktualnianie danych zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej, oraz na stronie internetowej urzędu,
9. nadzór nad prawidłowością funkcjonowania kserokopiarek będących w posiadaniu Urzędu Gminy,
10. nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystywania sprzętu komputerowego zainstalowanego w Urzędzie Gminy:
    1. właściwe rozmieszczenie sprzętu komputerowego zgodnie z potrzebami organizacji pracy Urzędu Gminy,
    2. przeprowadzanie okresowych przeglądów i konserwacji sprzętu komputerowego,
    3. usuwanie drobnych awarii i zlecanie napraw wyspecjalizowanym firmom,
11. nadzór nad eksploatacją oprogramowania:
    1. instalowanie nowego oprogramowania systemowego i użytkowego.
    2. nadzór nad właściwym i prawidłowym wykorzystaniem oprogramowania na poszczególnych stanowiskach pracy.
    3. prowadzenie szkolenia pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych.
    4. odnawianie ważności licencji m.in.programów komputerowych
12. administrowanie systemem komputerowym i bazą danych:
    1. planowanie i współtworzenie sieci informatycznej, przenoszenie i podłączanie stanowisk roboczych.
    2. realizacja funkcji oprogramowania zastrzeżonych dla administratora, w tym między innymi ustalanie praw dostępu i haseł nowych użytkowników.
    3. właściwe gospodarowanie zasobem sieciowym, tworzenie niezbędnych kopii zapasowych i zabezpieczanie zbiorów,
13. przesyłanie elektronicznych aktów prawnych w odpowiednim formacie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego.

w zakresie ochrony informacji niejawnych

1.realizacja zadań wynikających z przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych. oraz opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych, regulaminów i zarządzeń w tym zakresie.

w  zakresie gospodarki odpadami

1. obsługa jednostek pomocniczych(sołectw) w tym organizowanie wyborów, zebrań,

2.prowadzenie ewidencji właścicieli nieruchomości objętych systemem gospodarowania odpadami komunalnymi, a w szczególności:

1).przyjmowania deklaracji od właścicieli nieruchomości w sprawie ustalenia wysokości opłat za gospodarowanie odpadami i wprowadzenie danych do systemu informatycznego,

2).weryfikacji poprawności złożonych deklaracji między innymi z danymi będącymi w zasobach urzędu (ewidencja podatkowa, meldunkowa),

3). monitorowanie terminowości i wysokości wpłat,

4). wzywanie do złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz do złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn nie złożenia deklaracji,

5). wydawanie zaświadczeń w sprawie opłaty za gospodarowanie odpadami,

3.zawieranie umów z inkasentami na pobór opłaty za gospodarowanie odpadami i ich rozliczenie, księgowanie dowodów wpłat od mieszkańców,

4.prowadzenie rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz postępowań o zmianę wpisu w rejestrze,

5. prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych na terenie gminy,

6.prowadzenie kampanii informacyjnej w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi,

7.obsługa interesantów w czasie godzin pracy, zarówno w sprawach dotyczących zajmowanego stanowiska;

8.udzielanie informacji organom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów, znajdujących się w posiadaniu urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania, w tym udostępnianie informacji o środowisku i jego ochronie.

1. Inspektor ds. kancelaryjnych - Ilona Pieczątkowska

2. Inspektor ds. archiwum - Regina Pietrzak

3. Podinspektor - Danuta Gradowska

4. Młodszy Referent - Katarzyna Wójcik

5. Inspektor - Tomasz Żaczkiewicz